Gênios da atualidade, como o ex-CEO da General Motors Alfred Sloan e Steve Jobs, da Apple, adotavam alguns truques valiosos para tornar suas reuniões mais produtivas.
De quantas reuniões você participa por dia? Um estudo mostrou que, nos Estados Unidos, acontecem cerca de 11 milhões de reuniões diariamente — e um terço delas são improdutivas, custando às empresas US$ 37 bilhões por ano. Falta de regras básicas, muitos participantes e agendas mal estruturadas estão entre os erros que mais contribuem para esse desperdício de tempo e dinheiro.
O lendário Alfred Sloan, ex-CEO da GM, fazia follow-ups
Alfred Sloan dirigiu a General Motors entre os anos 1920 e 1950 e levou a companhia a se tornar a maior corporação do mundo. Sob sua liderança, a empresa chegou a controlar 46% do mercado de automóveis dos Estados Unidos.
Depois de qualquer reunião, Sloan criava um memorando de acompanhamento contendo um plano de ação, suas conclusões e tarefas estabelecidas no encontro — com prazo para execução e um executivo responsável por cada trabalho. Depois, uma cópia era encaminhada a todos os participantes.
O ex-CEO da Opsware e cofundador da Andreessen Horowitz, Ben Horowitz, prefere reuniões individuais
Ben Horowitz, cofundador da Andreessen Horowitz, considera que o trabalho mais importante de CEO é tornar a comunicação entre as pessoas de uma empresa mais efetiva. Para ele, as reuniões individuais são fundamentais nesse processo, pois as ideias e críticas dos funcionários à gerência fluem melhor.
Segundo ele, uma boa prática é pedir para o funcionário encaminhar sua agenda com antecedência. Vale lembrar também que é importante que o gestor reserve 10% do tempo dessa reunião para falar e 90% para ouvir.
O CEO da Tesla, Elon Musk, exige que as pessoas estejam preparadas
Elon Musk é considerado um símbolo de liderança de criatividade — e é muito exigente quando o assunto é reunião. Em um e-mail interno, Musk recomenda se livrar de grandes reuniões, a menos que você tenha certeza de que elas têm valor para todos os participantes. Se for este o caso, faça com que elas sejam curtas.
Ele também evita reuniões frequentes, exceto se o assunto for extremamente urgente. Para Musk, não é rude sair de uma reunião se você sentir que ela não é necessária para seu trabalho — rude é fazer alguém ficar e desperdiçar seu tempo.
A diretora de operações do Facebook, Sheryl Sandberg, mantém uma agenda rígida
A diretora de operações do Facebook, Sheryl Sandberg, leva um caderno para todas as reuniões, com uma lista de pontos de discussão e itens de ação. Ela recorta os itens um a um e, quando todos os tópicos são discutidos, rasga a página e passa para a próxima.
O fundador da Apple, Steve Jobs, prezava por reuniões menores
Para Steve Jobs, reuniões extensas e com muitos participantes são um empecilho à simplicidade. Por isso, em seus encontros, quando notava alguém que não frequentava suas reuniões regularmente, Steve Jobs perguntava quem era a pessoa e pedia educadamente para que ela se retirasse.
O mesmo aconteceu quando o então presidente dos Estados Unidos Barack Obama pediu que Jobs se reunisse com ele e outros representantes de empresas de tecnologia. O fundador da Apple recusou, pois achou a lista de convidados muito longa.
O cofundador do Google, Larry Page, diz que ninguém deve esperar uma reunião para tomar uma decisão
Quando era CEO do Google, Larry Page enviou um e-mail a toda a empresa sobre como realizar reuniões mais eficientes. Uma de suas dicas é designar um tomador de decisão para cada reunião. E o mais importante: nem sempre você precisa de uma reunião. “Uma decisão nunca deve esperar por uma reunião”, dizia Page no e-mail. “Se é preciso fazer uma reunião antes de uma decisão ser tomada, então a reunião deve ser agendada imediatamente.”
O CEO da Amazon, Jeff Bezos, gosta de fazer com que as pessoas discutam
Quem trabalha na Amazon precisa se acostumar com o conflito. Pelo menos é o que acha Jeff Bezos, CEO da empresa. Ele é famoso por odiar a “coesão social”, ou seja, a tendência que as pessoas têm de encontrar consenso apenas para se sentirem mais confortáveis.
Um dos princípios de liderança da Amazon diz que os líderes são obrigados a desafiar decisões de maneira respeitosa quando discordam, mesmo que isso seja desconfortável ou desgastante.